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Le regole per una riunione a distanza fatta bene

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Costretti a lavorare da casa, ci siamo accorti di non poter fare a meno delle riunioni a distanza. Allora è bene conoscere come farne un buon uso.
Le regole per una riunione a distanza fatta bene

Costretti a lavorare da casa, ci siamo accorti di non poter fare a meno delle riunioni a distanza. Allora è bene conoscere come farne un buon uso.

Il progressivo “ritorno alla normalità” sta coinvolgendo sempre più lavoratori, nel pubblico e nel privato. Presto torneremo in ufficio almeno qualche giorno alla settimana, sperimentando una forma ibrida di lavoro. Eppure qualcosa rimarrà saldamente al suo posto. Le riunioni a distanza

Sarebbe dannoso non curare a dovere questa modalità di interazione con colleghi o clienti. Bisogna però adattarsi allo strumento, cioè non possiamo considerare una riunione a distanza come un incontro vis-à-vis. Pertanto, dovremo adattare noi stessi – e il nostro cervello – al nuovo modo di comunicare.

Costretti a lavorare da casa, ci siamo accorti di non poter fare a meno delle riunioni a distanza. Allora è bene conoscere come farne un buon uso.
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Empatia

Sebbene il nostro viso sia a meno di mezzo metro di distanza dallo schermo di un computer durante una videochiamata, le sensazioni che percepiamo quando parliamo con chi è dall’altra parte non ci permettono di provare quello che vivremmo dal vivo. 

La cognizione incarnata embodied cognition – mostra come corpo e cervello concorrano a determinare i nostri processi mentali e cognitivi. Che cosa stiamo dicendo? In pratica il cervello influenza il modo in cui il corpo reagisce e viceversa

Per fare un esempio pratico, la percezione di “freddo” nel contatto con lo schermo del computer, trasmette un segnale al cervello che si traduce in distacco e minor empatia verso la persona con cui comunichiamo attraverso lo schermo. Per “ingannare” la mente sfruttando proprio questo principio di cognizione incarnata, possiamo utilizzare qualche trucco

Stringere in mano una tazza di tè caldo darà la sensazione di una maggior empatia con l’interlocutore. La stessa linguistica cognitiva ci viene in aiuto: possiamo migliorare l’interazione a distanza utilizzando termini che si collegano all’idea di vicinanza e concretezza – “toccare con mano” o “vedere da vicino” – riducendo o annullando così l’effetto distanziamento del mezzo con cui comunichiamo.

Qual è lo scopo di tutto ciò? Migliorare il nostro approccio durante la riunione con le persone che si trovano dall’altra parte e rendere migliore – e più umana – l’interazione.

Costretti a lavorare da casa, ci siamo accorti di non poter fare a meno delle riunioni a distanza. Allora è bene conoscere come farne un buon uso.
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Contatto visivo

Quando comunichiamo a distanza tramite computer, è naturale guardare lo schermo davanti a sé perdendo per strada un elemento fondamentale: il contatto visivo. Siamo programmati per cercare il contatto oculare nelle interazioni umane. Quando siamo di fronte a una macchina anziché puntare lo sguardo alla camera, fissiamo gli occhi della persona collegata

Senza rendercene conto, anche il cervello della persona davanti a noi cerca un contatto visivo senza trovarlo. Ciò causa un abbassamento del livello di empatia tra le persone che partecipano alla riunione.

Chi ascolta si sentirà escluso, e diminuirà l’attenzione verso chi sta parlando senza guardare dritto negli occhi. Bisogna esercitarsi a guardare fisso in camera quando si parla nelle riunioni a distanza.

Piccola nota personale: ci ho provato e funziona! Chi è dall’altra parte si sente osservato e rimane più coinvolto nella conversazione. In un colloquio di lavoro soprattutto, risulta molto più utile.

Costretti a lavorare da casa, ci siamo accorti di non poter fare a meno delle riunioni a distanza. Allora è bene conoscere come farne un buon uso.
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Prossemica

Qui entra in gioco il linguaggio del corpo, come ci posizioniamo davanti allo schermo e quindi a chi guarda. Ricordiamoci di assumere una posizione simmetrica rispetto alla camera che ci inquadra, senza “sbilanciamenti” del corpo avanti, indietro o di lato.

Tuttavia, per non rendere “statica” la riunione è possibile infrangere questa regola generale, e dunque muoversi verso la camera “riempiendo” lo schermo della nostra audience. Possiamo avvicinare il corpo, la faccia o le mani, come ad “andare incontro” all’interlocutore. Ricordiamoci però di tornare in posizione subito dopo.

Se ci pensiamo, è quello che accade dal vivo quando ascoltiamo persone sul palco – del TEDx Talk ad esempio – che parlano senza mai variare il tono e il ritmo della voce. Dopo due minuti l’attenzione cala e la noia aumenta. Bisogna sempre stimolare il cervello di chi ascolta.

Conclusione

Ci dobbiamo abituare a queste forme di interazione perché ci accompagneranno ancora a lungo. Almeno fino a quando tecnologia olografica e realtà virtuale non sostituiranno le attuali Zoom call.